پیش‌فاکتور — از پیشنهاد قیمت تا فاکتور نهایی

با خواندن این راهنما می‌توانید…

• تفاوت پیش‌فاکتور و فاکتور را بفهمید
• پیش‌فاکتور فروش (یا خرید) ثبت کنید
• بعد از تأیید مشتری، سند را در فرایند به فاکتور نهایی برسانید

این بخش چیست؟

پیش‌فاکتور پیشنهاد رسمی قیمت است — قبل از تحویل کالا یا قطعی شدن معامله.

در میزکار معمولاً اول ثبت پیش‌فاکتور فروش می‌زنید؛ با جلو رفتن فرایند (مراحل گردش کار)، همان سند به فاکتور تبدیل یا تأیید می‌شود.

جزئیات پر کردن فرم: اولین فاکتور فروش — همان فیلدها (مشتری، اقلام، تاریخ).

از کجا پیدایش کنم؟

دکمه ثبت پیش فاکتور در پایین فرم — همان سند پیش‌فاکتور تا مرحلهٔ فرایند جلو برود.

قدم‌به‌قدم

۱. پیش‌فاکتور بسازید

1. مشتری را انتخاب کنید
2. اقلام فاکتور را اضافه کنید
3. تاریخ فاکتور، تاریخ تحویل، تاریخ تسویه را تنظیم کنید
4. ثبت پیش فاکتور

۲. برای مشتری بفرستید

از صفحهٔ جزئیات:

• دانلود pdf — اگر مرحلهٔ فرایند اجازه دهد
• دانلود اکسل
• کپی — لینک یا متن

بعضی مراحل خروجی PDF را می‌بندند — پیام «در این مرحله امکان خروجی PDF وجود ندارد».

۳. فرایند را جلو ببرید

وضعیت / فرایند در لیست فاکتور — هر میزکار مراحل خودش را دارد (مثلاً «ارسال به مشتری» → «تأیید» → «فاکتور نهایی»).

از کارتابل یا همان صفحهٔ فاکتور مرحله را عوض کنید (بسته به تنظیمات).

۴. بعد از تأیید

• مانده دریافت در جزئیات فاکتور
• تراکنش دریافت در فروش و مالی → دریافتی‌ها
• تخصیص به فاکتور — وصل کردن پرداخت به فاکتور

مثال واقعی

فروش B2B:

1. پیش‌فاکتور فروش برای «شرکت گاما» — ۲۰ قلم تجهیزات
2. PDF برای مدیر خرید
3. بعد از ۳ روز تأیید — فرایند → «تأیید مشتری»
4. انبار تحویل می‌دهد — مرحله «ارسال»
5. حسابدار دریافت ثبت و به فاکتور تخصیص می‌دهد

اگر این اتفاق افتاد…

قدم بعدی

• ثبت فاکتور (فرم)
• لیست فاکتورها
• فروش حضوری
• مشتری