وضعیتها در میزکار — کی موجودی، مانده فاکتور و مانده حساب عوض میشود؟
با خواندن این راهنما میتوانید…
- بفهمید چهار نوع وضعیت (پیشنویس، فعال، تکمیلشده، لغو شده) چه معنایی دارند
- بدانید سند انبار در هر وضعیت روی موجودی و رزرو چه اثری میگذارد
- بفهمید فاکتور و تراکنش چه وقت روی مانده حساب مشتری اثر میگذارند
- تفاوت مانده فاکتور با مانده حساب را درست تشخیص دهید
این بخش چیست؟
در میزکار، فاکتور، دریافت، پرداخت و سند انبار فقط «ثبت میشوند»؛ داخل یک گردشکار حرکت میکنند. هر مرحله یک وضعیت دارد. همین وضعیت است که مشخص میکند:
- کالا از انبار کم شده یا فقط رزرو شده؟
- طلب از مشتری در مانده حساب آمده یا هنوز نه؟
- مانده فاکتور کم شده یا نه؟
چهار وضعیت اصلی را در پنل با این نامها میبینید:
| وضعیت | معنی ساده |
|---|---|
| پیشنویس | هنوز قطعی نیست؛ آمادهٔ بررسی یا تکمیل |
| فعال | در جریان کار است؛ اثر واقعی دارد |
| تکمیلشده | کار تمام شده؛ اثر واقعی دارد |
| لغو شده | باطل شده؛ اثرها برمیگردند یا لحاظ نمیشوند |
نام مرحله در گردشکار شما ممکن است «ثبت اولیه»، «تأیید نهایی» یا «ثبت حسابداری» باشد — مهم نوع وضعیت پشت آن مرحله است، نه فقط عنوان مرحله.
از کجا پیدایش کنم؟
| موضوع | مسیر در پنل |
|---|---|
| تغییر وضعیت فاکتور | فروش و مالی → فاکتورها → جزئیات فاکتور → مراحل گردشکار |
| تغییر وضعیت تراکنش | مالی → دریافتیها / پرداختیها → جزئیات تراکنش → مراحل |
| سند انبار | کالاها و انبارها → انبارداری → جزئیات سند → مراحل |
| مانده حساب مشتری | نمای کلی تراکنشها → مانده حساب مشتریان — یا جزئیات مشتری → گردش حساب |
| موجودی | انبارداری → موجودی انبار |
قدمبهقدم — اثر وضعیتها
۱. سند انبار و موجودی کالا
اسناد انبار (ورود، خروج، انتقال، تعدیل) موجودی را اینطور جابهجا میکنند:
| وضعیت سند | رزرو کالا | موجودی واقعی |
|---|---|---|
| پیشنویس | فقط برای خروج و انتقال (انبار مبدأ) | هنوز کم/زیاد نمیشود |
| فعال یا تکمیلشده | رزرو آزاد میشود | حرکت واقعی: خروج کم میکند، ورود زیاد میکند، انتقال هر دو |
| لغو شده | آزاد میشود | اگر قبلاً حرکت شده باشد، برمیگردد |
بهزبان ساده:
- حوالهٔ خروج در پیشنویس یعنی «این تعداد را کنار بگذار» — هنوز از قفسه برنداشتهاید.
- وقتی سند را فعال یا تکمیلشده میکنید، کالا واقعاً کم یا زیاد میشود.
- لغو یعنی آن اثر را پس بگیرید.
جزئیات بیشتر انبار: کالاها و انبار.
۲. فاکتور و تراکنش — مانده حساب مشتری
مانده حساب مشتری از ردیفهای فعال گردش حساب ساخته میشود. فقط وقتی فاکتور یا تراکنش در وضعیت فعال یا تکمیلشده باشد، در بالانس لحاظ میشود.
| وضعیت | اثر روی مانده حساب مشتری |
|---|---|
| پیشنویس | ندارد |
| فعال | دارد |
| تکمیلشده | دارد |
| لغو شده | ندارد |
در جزئیات مشتری، اگر ردیفی را در گردش حساب با فیلتر «همه» ببینید ولی در بالانس نباشد، معمولاً همان پیام پنل است: ردیف بهخاطر پیشنویس یا لغو شده غیرفعال است و در بالانس لحاظ نشده.
| نوع سند (وقتی فعال/تکمیلشده باشد) | جهت تقریبی |
|---|---|
| فاکتور فروش | طلب از مشتری (بدهکار شدن مشتری) |
| فاکتور خرید | بستانکار شدن طرف حساب |
| دریافت از مشتری | کم شدن طلب / بستانکار شدن مشتری |
| پرداخت به طرف حساب | بدهکار شدن طرف حساب |
| هزینه | معمولاً روی مانده مشتری اثر مستقیم ندارد |
راهنمای مانده حساب: مانده حساب مشتریان.
۳. مانده فاکتور — فرق مهم با مانده حساب
مانده فاکتور یعنی چقدر از مبلغ همان فاکتور هنوز تسویه نشده. این عدد از دریافتها و پرداختهای تخصیصیافته به فاکتور حساب میشود.
| وضعیت تراکنش | روی مانده فاکتور |
|---|---|
| پیشنویس | اثر دارد (شمرده میشود) |
| فعال | اثر دارد |
| تکمیلشده | اثر دارد |
| لغو شده | اثر ندارد |
یعنی میتوانید یک دریافت را هنوز در پیشنویس ببینید که مانده فاکتور را کم کرده، ولی چون تکمیل نشده، مانده حساب مشتری عوض نشده باشد. این رفتار عمدی است تا پیشنویس تسویه روی فاکتور دیده شود، بدون اینکه بالانس قطعی شود.
تخصیص به فاکتور: تخصیص تراکنش به فاکتور.
۴. جدول خلاصه یکجا
| وضعیت | رزرو انبار (خروج/انتقال) | موجودی واقعی | مانده حساب مشتری | مانده فاکتور |
|---|---|---|---|---|
| پیشنویس | بله | خیر | خیر | بله (تراکنشها) |
| فعال | خیر (آزاد) | بله | بله | بله |
| تکمیلشده | خیر (آزاد) | بله | بله | بله |
| لغو شده | آزاد / برگشت | برگشت در صورت نیاز | خیر | خیر |
مثال واقعی
فرض کنید فاکتور فروش ۱٬۱۵۰٬۰۰۰ تومان برای مشتری ثبت کردهاید و هنوز پیشنویس است:
- مشتری از درگاه پرداخت میکند.
- یک دریافت ساخته میشود. اگر گردشکار دریافت شما اول روی «ثبت اولیه» (پیشنویس) باشد و بعد به مرحلهٔ تکمیل نرود، ممکن است مانده فاکتور صفر شود ولی مانده حساب هنوز طلب فاکتور را نشان ندهد یا دریافت در بالانس فعال نباشد.
- وقتی دریافت به وضعیت تکمیلشده برسد، ردیف گردش حساب فعال میشود و مانده حساب درست بهروز میشود.
- اگر همزمان حوالهٔ خروج انبار فقط پیشنویس باشد، کالا رزرو است؛ با تکمیل سند، از موجودی کم میشود.
پرداخت آنلاین و ثبت دریافت: بعد از پرداخت موفق چه چیزی ثبت میشود؟.
اگر این اتفاق افتاد…
| مشکل | چه کار کنید |
|---|---|
| موجودی کم شده ولی سند هنوز پیشنویس است | وضعیت سند را چک کنید؛ در پیشنویس معمولاً فقط رزرو است نه کسر قطعی — انبار |
| مانده فاکتور کم شده ولی مانده حساب عوض نشده | دریافت احتمالاً هنوز پیشنویس است؛ مرحله را به تکمیلشده ببرید — جزئیات تراکنش |
| پرداخت بانکی موفق بود ولی دریافت روی پیشنویس مانده | وضعیت دریافت و مراحل گردشکار را در جزئیات تراکنش ببینید؛ در صورت نیاز به پشتیبانی با کد دریافت مراجعه کنید |
| ردیف در گردش حساب هست ولی بالانس صفر است | فیلتر فقط فعال را ببینید؛ پیشنویس و لغو شده در بالانس نیستند — مانده حساب مشتریان |
| سند یا فاکتور را لغو کردید و موجودی/مانده عجیب شد | لغو باید اثر را برگرداند؛ اگر نه، وضعیت فعلی و تاریخچهٔ مراحل را در همان صفحه چک کنید |
قدم بعدی
نظرات
0هنوز نظری ثبت نشده است.