با خواندن این راهنما میتوانید…
- بفهمید دو گزینه فقط خواندنی و پرینت/PDF غیرفعال در هر مرحله چه میکنند
- تصمیم بگیرید کدام مرحله از گردشکار باید قفل باشد
- جلوی تغییر یا چاپ یک رکورد قبل از تأیید نهایی را بگیرید
- اگر رفتاری غیرمنتظره دیدید، علت را پیدا کنید
این بخش چیست؟
در میزکار، فاکتورها، فرمها، پروژهها و بسیاری از موجودیتهای دیگر در گردشکار حرکت میکنند: از پیشنویس تا تأیید، از بررسی تا بایگانی. برای هر مرحله میتوانید مشخص کنید کاربر مسئول آن مرحله چه کارهایی مجاز است و چه کارهایی نه.
| گزینه در پنل | معنی ساده |
|---|---|
| کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد | مشاهده بله، ویرایش خیر |
| امکان پرینت و خروجی PDF غیرفعال باشد | پرینت و دانلود PDF خیر |
این دو مستقل از هم هستند؛ میتوانید فقط یکی، هر دو، یا هیچکدام را فعال کنید.
چرا به این محدودیتها نیاز داریم؟ بدون کنترل مرحلهای، هر کسی که به رکورد دسترسی دارد میتواند همزمان محتوا را عوض کند و نسخهٔ PDF بگیرد — حتی وقتی هنوز فاکتور تأیید نشده یا فرم حساس در حال بررسی است. مثلاً:
- کارشناس فروش در پیشنویس فاکتور مینویسد، ولی PDF رسمی نمیگیرد تا مدیر تأیید کند.
- مدیر در مرحلهٔ تأیید فقط وضعیت را جلو میبرد؛ محتوا قفل است تا کسی در لحظهٔ آخر قیمت را عوض نکند.
- فرمهای داخلی تا قبل از تأیید نهایی قابل چاپ نیستند.
هر گزینه دقیقاً چه میکند؟
۱. کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد (فقط خواندنی)
| عملیات | مجاز؟ |
|---|---|
| مشاهدهٔ رکورد | بله |
| ویرایش فیلدها (مبلغ، اقلام، پاسخ فرم و …) | خیر |
| جابهجایی به مرحلهٔ بعد یا قبل | بله (برای کاربر مسئول آن مرحله) |
| پرینت / دانلود PDF | بله (مگر گزینهٔ دوم هم روشن باشد) |
۲. امکان پرینت و خروجی PDF غیرفعال باشد
| عملیات | مجاز؟ |
|---|---|
| مشاهدهٔ رکورد | بله |
| ویرایش محتوا | بله (مگر گزینهٔ اول هم روشن باشد) |
| جابهجایی مرحله | بله |
| دانلود PDF فاکتور | خیر |
| پرینت فرم | خیر (دکمه در پنل غیرفعال میشود) |
ترکیب هر دو گزینه:
| فقط خواندنی | پرینت/PDF غیرفعال | نتیجه |
|---|---|---|
| خاموش | خاموش | رفتار عادی — همهٔ عملیات مجاز (طبق نقش و مسئول مرحله) |
| روشن | خاموش | فقط مشاهده + تغییر مرحله؛ ویرایش محتوا ممنوع |
| خاموش | روشن | ویرایش مجاز؛ PDF و پرینت ممنوع |
| روشن | روشن | فقط مشاهده و جابهجایی مرحله؛ بدون ویرایش و بدون خروجی چاپی |
از کجا پیدایش کنم؟
| کار | مسیر در پنل |
|---|---|
| تعریف مراحل گردشکار | تنظیمات → گردشکار → انتخاب فرایند (مثلاً فاکتور فروش، فرم) → لیست مراحل |
| ویرایش یک مرحله | همان صفحه → آیکن ویرایش روی مرحله |
| مشاهدهٔ آیکنها در لیست مراحل | قفل = فقط خواندنی؛ آیکن پرینت خطخورده = پرینت/PDF غیرفعال |
در فرم ایجاد یا ویرایش مرحله، دو چکباکس زیر را میبینید:
- کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد
- امکان پرینت و خروجی PDF غیرفعال باشد
قدمبهقدم
۱. فاکتور فروش بدون PDF در پیشنویس
- از تنظیمات → گردشکار، فرایند فاکتور فروش را انتخاب کنید.
- مرحلهٔ پیشنویس را ویرایش کنید و امکان پرینت و خروجی PDF غیرفعال باشد را فعال کنید. اگر نیاز است کارشناس فاکتور را تکمیل کند، کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد را خاموش بگذارید.
- مرحلهٔ تأیید شده را ویرایش کنید و هر دو گزینه را خاموش کنید تا مدیر یا حسابداری بتواند PDF بگیرد.
- تست کنید: فاکتوری در مرحلهٔ پیشنویس باز کنید — دکمه دانلود PDF باید غیرفعال باشد. فاکتور را به مرحلهٔ تأیید شده ببرید — دکمه PDF فعال میشود.
۲. فرم داخلی بدون پرینت تا تأیید
- گردشکار فرم موردنظر را باز کنید.
- در مراحل اولیه (مثلاً «ثبت» و «بررسی»)، امکان پرینت و خروجی PDF غیرفعال باشد را روشن کنید. در مرحلهٔ بررسی میتوانید فقط خواندنی را هم روشن کنید.
- در مرحلهٔ «تأیید نهایی»، هر دو گزینه را خاموش بگذارید — پرینت برای بایگانی یا ارسال به مشتری مجاز میشود.
- در صفحهٔ جزئیات آیتم فرم، دکمه پرینت در مراحل مسدود غیرفعال نمایش داده میشود.
مثال واقعی
سناریو: فاکتور فروش یک فروشگاه در مرحله «در انتظار تأیید مالی» است. کارشناس مالی میتواند آن را ببیند و به «تأیید شده» یا «رد شده» ببرد، ولی نمیتواند مبلغ یا تخفیف را در همان لحظه تغییر دهد — چون در تنظیمات همان مرحله، کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد روشن شده است.
ایدههای دیگر:
| صنعت / فرایند | مرحله | فقط خواندنی | پرینت/PDF غیرفعال | هدف |
|---|---|---|---|---|
| فروش | پیشنویس فاکتور | خیر | بله | کارشناس بنویسد؛ PDF ندهد |
| فروش | تأیید مدیر | بله | بله | فقط تأیید/رد؛ بدون تغییر و بدون PDF |
| فروش | صادر شده | خیر | خیر | PDF برای مشتری |
| منابع انسانی | فرم درخواست مرخصی | بله در بررسی | بله تا تأیید | محتوا ثابت؛ چاپ بعد از تأیید |
اگر این اتفاق افتاد…
| مشکل | چه کار کنید |
|---|---|
| کاربر با دسترسی «خروجی PDF» هم نمیتواند فایل بگیرد | طبیعی است — در مرحلهٔ مسدود، این محدودیت روی همهٔ کاربران اعمال میشود |
| کاربر توانست مرحله را جلو ببرد ولی محتوا را ویرایش نکرد | «فقط خواندنی» فقط ویرایش را میبندد؛ تغییر مرحله برای مسئول همان مرحله همیشه ممکن است |
| بعد از رسیدن به مرحلهٔ بعد، محدودیت قبلی برداشته شد | طبیعی است — محدودیتهای همان مرحلهٔ جدید اعمال میشوند، نه مرحلهٔ قبل |
| پرینت فرم در مرورگر انجام شد | محدودیت پرینت فرم فقط در پنل است؛ برای فاکتور، محافظت اصلی روی خروجی PDF در سرور است |