با خواندن این راهنما میتوانید…
- بفهمید چرا بعضی همکاران بدون تیک زیاد روی نقش، باز هم فاکتور خودشان را جلو میبرند
- فرق نقش (کلید ساختمان) با مسئول مرحله (کلید همان اتاق) را بشناسید
- برای فروشنده، خریدار و حسابدار، تصمیم بگیرید چه چیزی را روی نقش بزنید و چه چیزی را در فرایند بگذارید
- جلوی این اشتباه را بگیرید که به همه «ویرایش همهٔ فاکتورها» بدهید
این بخش چیست؟
فرض کنید شرکت شما یک ساختمان است.
| مفهوم در میزکار | مثل چیست در ساختمان |
|---|---|
| نقش و مجوز | کلید کارت ورود به طبقات — مثلاً فروشنده به طبقهٔ فروش راه دارد |
| فرایند و مسئول مرحله | نوبت کار روی یک پرونده — «این فاکتور الان دست علی است» |
خیلی از مدیران فقط سراغ نقشها و وظایف میروند و برای هر نفر دهها تیک میزنند: ایجاد فاکتور، ویرایش فاکتور، ویرایش تراکنش، …. بعد میبینند فروشنده فاکتور همکارش را هم باز میکند و عوض میکند.
راه سادهتر این است:
- با نقش بگویید این نفر اصلاً به کدام بخشها راه دارد (منوی فروش را ببیند، مشتری بسازد، …).
- با فرایند بگویید روی هر فاکتور، در هر مرحله، کار دست کیست.
اگر فاکتور الان در مرحلهٔ «پیشنویس» است و مسئول آن مرحله نقش کارشناس فروش باشد، همان فروشندهای که این نقش را دارد میتواند همان فاکتور را ببیند، پر کند و به مرحلهٔ بعد بفرستد — بدون اینکه لازم باشد به او بگویید «همهٔ فاکتورهای شرکت را ویرایش کن».
یک مثال عددی
فاکتور شمارهٔ ۱۲۰ الان دست علی (فروش) است. فاکتور ۱۲۱ دست سارا (فروش دیگر) است.
| اگر این کار را بکنید | نتیجه |
|---|---|
| به نقش فروش تیک «ویرایش فاکتور» سراسری بدهید | علی میتواند فاکتور سارا را هم باز کند و عوض کند |
| مرحلهٔ پیشنویس را به نقش فروش بسپارید و تیک سراسری سنگین ندهید | علی همان فاکتورهایی را جلو میبرد که مسئولشان است؛ فاکتور سارا دست خودش میماند |
هر دو نفر هنوز باید منوی فروش را ببینند و مشتری/محصول را داشته باشند — آنها را معمولاً در کاربر عمومی یا نقش سبک فروش میگذارید. فرق در این است که «دستکاری همهٔ فاکتورها» را بیخودی پخش نکنید.
چه کارهایی را به فرایند بسپارید؟
روی همان پروندهای که دست نفر است:
- دیدن و کامل کردن فاکتور / فرم / سند در مرحلهٔ خودش
- فرستادن به مرحلهٔ بعد (مثلاً از پیشنویس به تأیید)
- اگر مرحله را قفل کرده باشید، فقط تأیید/رد بدون عوض کردن مبلغ
چه کارهایی را حتماً روی نقش نگه دارید؟
- حذف فاکتور یا سند — مسئول مرحله بهتنهایی یعنی «حذف» نیست
- دیدن منوها و کارهای مشترک همه (مشتری، محصول، یادداشت) — معمولاً در کاربر عمومی
- کارهای حساس مثل تنظیمات مالی یا خروجیهای دستهجمعی — فقط برای کسی که واقعاً باید همه را ببیند
- ساخت خودِ فرایند و مراحل — کار مدیر میزکار است
دو قفل اضافه روی مرحله (جدا از نقش)
در ویرایش هر مرحله میتوانید بگذارید:
| گزینه در پنل | یعنی چه برای همکار |
|---|---|
| کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد | پرونده را میبیند و مرحله را عوض میکند، ولی مبلغ و اقلام را عوض نمیکند |
| امکان پرینت و خروجی PDF غیرفعال باشد | حتی اگر مجوز PDF داشته باشد، در این مرحله دکمه کار نمیکند |
جزئیات در محدودیت ویرایش و پرینت در مراحل گردشکار.
سه جور «مسئول» روی مرحله
وقتی مرحله را باز میکنید، نوع تخصیص را میبینید:
| نوع تخصیص | به زبان ساده | مثال |
|---|---|---|
| مسئول ثابت | همیشه این نفر یا این نقش | مرحلهٔ تأیید → نقش «حسابداری» |
| ایجادکننده | همان کسی که فاکتور را ساخته | پیشنویس همیشه دست فروشندهای بماند که زده |
| مدیر ایجادکننده | مدیر همان نفر در منابع انسانی | وقتی سرپرست باید پیشنویس زیرمجموعه را ببیند |
اگر مسئول ثابت را عوض کنید، فاکتورهایی که الان روی همان مرحلهاند هم مسئولشان عوض میشود.
از کجا پیدایش کنم؟
| کار | مسیر در پنل |
|---|---|
| تیکهای نقش | تنظیمات → نقشها و وظایف → نقش → ویرایش مجوزها |
| نقش دادن به همکار | تنظیمات → مدیریت اعضا |
| فرایند فاکتور و بقیه | تنظیمات → سیستم و فرایندها → مدیریت فرایند |
| مسئول هر مرحله | همان فرایند → مدیریت مراحل → ویرایش مرحله |
| قفل ویرایش یا PDF | همان صفحهٔ ویرایش مرحله |
قدمبهقدم
۱. اول مسیر فاکتور را روی کاغذ بکشید
قبل از تیک زدن نقشها، سه خط بنویسید:
- کی فاکتور را میسازد؟ (مثلاً فروش)
- کی تأیید میکند؟ (مثلاً حسابداری)
- بعد از تأیید چه میشود؟ (مثلاً صادر شده)
بعد همان را در مدیریت فرایند پیاده کنید.
۲. فرایند فاکتور فروش را تنظیم کنید
- تنظیمات → سیستم و فرایندها → مدیریت فرایند را باز کنید.
- فرایند مربوط به فاکتور فروش را پیدا کنید و مدیریت مراحل را بزنید.
- مرحلهٔ اول (مثلاً پیشنویس): نوع تخصیص را ایجادکننده بگذارید، یا مسئول ثابت با نقش «کارشناس فروش».
- مرحلهٔ تأیید: مسئول ثابت = نقش «حسابداری». اگر حسابدار نباید قیمت را عوض کند، گزینهٔ کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد را روشن کنید.
- ذخیره کنید.
۳. نقشها را خلوت بچینید
- کاربر عمومی را به همه بدهید: مشتری، محصول، یادداشت، کارهای مشترک.
- کارشناس فروش را سبک نگه دارید — منوی لازم فروش و چیزهایی که بدون آنها اصلاً کار راه نمیافتد.
- حذف را به فروشنده ندهید مگر عمداً بخواهید.
- به همکار در مدیریت اعضا همان نقش را بدهید: مثلاً علی = کاربر عمومی + کارشناس فروش.
۴. با یک فاکتور تست کنید
- با حساب علی یک فاکتور بسازید و تا مرحلهٔ تأیید بفرستید.
- با حساب حسابدار وارد شوید: باید همان فاکتور را در کارتابل/مرحلهٔ خودش ببیند و بتواند تأیید کند.
- با حساب سارا (فروشندهٔ دیگر) چک کنید: نباید بیدلیل فاکتور علی را مثل مال خودش ویرایش کند — مگر شما عمداً مجوز سراسری داده باشید.
۵. قبل از زدن هر تیک بپرسید
«این اجازه برای همهٔ فاکتورهای شرکت است، یا فقط برای فاکتوری که الان دست این نفر است؟»
- اگر فقط مال دست خودش است → در فرایند مسئولش کنید.
- اگر واقعاً همه را باید ببیند/عوض کند (مثل مدیر فروش) → روی نقش تیک بزنید.
مثال واقعی
«آهن پارس» سه نفر دارد:
| نفر | کار روزانه |
|---|---|
| علی | ویزیتور — فاکتور پیشنویس میزند |
| رضا | خرید — تأمین و پیگیری خرید |
| مریم | حسابدار — فاکتور را تأیید میکند |
قبل (اشتباه رایج):
روی نقش فروش و خرید و حسابداری تقریباً همهٔ تیکهای ایجاد و ویرایش فاکتور زده شده بود. علی گاهی فاکتور رضا را هم باز میکرد. مریم هم میتوانست در مرحلهٔ تأیید، مبلغ را عوض کند.
بعد (درستتر):
- هر سه نفر کاربر عمومی دارند (مشتری و محصول مشترک).
- فرایند فاکتور فروش:
- پیشنویس → ایجادکننده (علی فاکتور خودش را جلو میبرد)
- تأیید → نقش حسابداری + گزینهٔ «کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد»
- نقش کارشناس فروش و خرید بدون تیک حذف و بدون «ویرایش همه چیز» ماندهاند.
- مریم در مرحلهٔ تأیید فقط رد یا قبول میکند؛ قیمت را از همان مرحله عوض نمیکند.
نتیجه: علی کار خودش را راه میاندازد، مریم کنترل دارد، و کسی بیخودی وارد پروندهٔ دیگری نمیشود.
اگر این اتفاق افتاد…
| مشکل | چه کار کنید |
|---|---|
| همکار میگوید «فاکتور را میبینم ولی ویرایش ندارد» | مرحله را باز کنید؛ اگر کاربر نتواند محتوا را تغییر بدهد روشن است، عمدی است — فقط باید مرحله را جلو ببرد |
| PDF خاکستری است با اینکه مجوز دارد | در همان مرحله، امکان پرینت و خروجی PDF غیرفعال باشد روشن است |
| نقش را خلوت کردید و دیگر فاکتور جدید نمیسازد | یا اجازهٔ ساخت را روی نقش بگذارید، یا مرحلهٔ اول فرایند را طوری بگذارید که تیم فروش بتواند بسازد (مثلاً ایجادکننده / نقش فروش) |
| منوی فروش را کلاً نمیبیند | مسئول مرحله جای منو را نمیگیرد؛ باید در نقش یا کاربر عمومی حداقل راه ورود به آن بخش را داشته باشد |
| مسئول مرحله را عوض کردید و دسترسیها جابهجا شد | برای مسئول ثابت طبیعی است؛ پروندههای همان مرحله دنبال مسئول جدید میروند |
اگر هنوز در دعوت و نقشدهی گیر هستید، اول میزکار، دعوت تیم، نقش و مجوز را ببینید.
قدم بعدی
- میزکار، دعوت تیم، نقش و مجوز
- محدودیت ویرایش و پرینت در مراحل گردشکار
- اتوماسیون میزکار چیست و چطور کار میکند؟
نظرات
0هنوز نظری ثبت نشده است.