با خواندن این راهنما می‌توانید…

• بفهمید فرایند و مرحله در میزکار یعنی چه — بدون اصطلاح فنی
• بدانید هر نوع سند (فاکتور، پروژه، فرم و …) فرایند مخصوص خودش را دارد
• مرحلهٔ جدید به فرایند فاکتور فروش یا فرایند پروژه اضافه کنید — هر کدام جدا و مستقل
• فرق مرحلهٔ خودِ پروژه با گام‌های کار داخل پروژه (کانبان) را بشناسید

خلاصه در یک نگاه

اگر منوی تنظیمات را نمی‌بینید، احتمالاً دسترسی مدیر ندارید — از صاحب میزکار بخواهید مراحل را بچیند یا دسترسی بدهد.

این بخش چیست؟

در میزکار وقتی فاکتور می‌زنید، پروژه باز می‌کنید یا فرم پر می‌شود، آن رکورد بعد از ثبت قدم‌به‌قدم جلو می‌رود. این مسیر همان فرایند است.

یک تشبیه: هر سند مثل یک برگه است که از دست یک نفر به نفر دیگر می‌رود. فرایند می‌گوید این برگه از چه ایستگاه‌ها می‌گذرد. مرحله همان ایستگاه است.

مهم: هر موجودیت فرایند جدا دارد

فرایند فاکتور فروش و فرایند پروژه دو چیز کاملاً جدا هستند:

• مرحله به فرایند فاکتور فروش اضافه کنید → پروژه‌ها عوض نمی‌شوند.
• مرحله به فرایند پروژه اضافه کنید → فاکتورها عوض نمی‌شوند.
• حتی اگر یک فاکتور به یک پروژه وصل باشد، نوار مراحل فاکتور و نوار مراحل پروژه دو نوار مجزا هستند؛ هر کدام فرایند خودش را دنبال می‌کند.

میزکار برای هر نوع سند معمولاً یک فرایند پیش‌فرض دارد. مراحل را یک‌بار در تنظیمات می‌چینید؛ بعد همهٔ فاکتورها (یا همهٔ پروژه‌ها) همان مسیر را می‌گیرند.

برای چه چیزهایی فرایند داریم؟

در مدیریت فرایند برای هر نوع یک ردیف (یا چند ردیف) می‌بینید — هر کدام مستقل:

سه چیز که اغلب قاطی می‌شوند

۱. فرایند فاکتور فروش ≠ فرایند پروژه

دو تنظیم جدا در مدیریت فرایند. یکی برای فاکتور، یکی برای پروژه. به هم وصل نیستند.

۲. مرحلهٔ خودِ پروژه ≠ گام‌های کار داخل پروژه

۳. فرایند فاکتور ≠ فرایند فرم

مراحل هر فرم از فرم‌ساز → مدیریت مراحل روی همان فرم است؛ ربطی به فاکتور یا پروژه ندارد.

«وضعیت» پشت هر مرحله چیست؟

وقتی مرحله می‌سازید، علاوه بر عنوان (مثلاً «آماده تحویل»)، یک وضعیت هم انتخاب می‌کنید:

عنوان مرحله هر چیزی می‌تواند باشد؛ وضعیت برای میزکار مهم است — مثلاً روی مانده فاکتور و موجودی انبار. جزئیات: وضعیت‌ها و اثر روی موجودی و مانده.

از کجا پیدایش کنم؟

قدم‌به‌قدم — فقط فرایند فاکتور فروش

این بخش فقط دربارهٔ فاکتور فروش است. برای پروژه بخش بعدی را بخوانید.

مثال: فروشگاه لوازم خانگی «برق آسا»

نیاز: فروشنده فاکتور می‌زند؛ حسابداری تأیید می‌کند؛ انبار قبل از تحویل چک می‌کند؛ بعد فاکتور بسته می‌شود.

مسیر دلخواه:

پیش‌نویس → تأیید حسابداری → آماده تحویل از انبار → تحویل به مشتری → تکمیل شده

۱. فرایند فاکتور فروش را باز کنید

1. تنظیمات → سیستم و فرایندها → مدیریت فرایند
2. ردیفی که نوع آن فاکتور فروش است — معمولاً پیش‌فرض
3. مدیریت مراحل

در همین لیست ردیف پروژه هم هست؛ نزنید — آن مربوط به پروژه است، نه فاکتور.

۲. مرحلهٔ «آماده تحویل از انبار» را بسازید

1. ایجاد → ایجاد گام فرایند
2. فیلدها:

3. ذخیره — ترتیب را بین «تأیید حسابداری» و «تحویل به مشتری» بچینید.

۳. تست روی یک فاکتور

1. فروش و مالی → فاکتورها → یک فاکتور باز کنید
2. نوار مراحل بالای همان صفحه — مرحلهٔ جدید باید آنجا باشد
3. فاکتور را جلو ببرید؛ مسئول انبار همان فاکتور را در مرحلهٔ خودش ببیند

نتیجه برای برق آسا: فاکتور از فروش به حسابداری، بعد انبار، بعد تحویل می‌رود. هیچ پروژه‌ای در این مسیر عوض نمی‌شود.

قدم‌به‌قدم — فقط فرایند پروژه

این بخش فقط دربارهٔ وضعیت خودِ پروژه است. ربطی به فاکتور فروش ندارد.

مثال: شرکت نرم‌افزاری «رایان‌ساز»

نیاز: هر پروژه (مثلاً «پورتال مشتریان شرکت الف») مراحل خودش را داشته باشد: تحلیل → توسعه → تست → تحویل.

مسیر دلخواه:

شروع → تحلیل → توسعه → تست → تحویل به مشتری → تکمیل شده

۱. فرایند پروژه را باز کنید

1. تنظیمات → سیستم و فرایندها → مدیریت فرایند
2. ردیفی که نوع آن پروژه است — معمولاً پیش‌فرض
3. مدیریت مراحل

ردیف فاکتور فروش را باز نکنید — آن مربوط به فاکتور است.

۲. مراحل را یکی‌یکی اضافه کنید

نوع تخصیص: مسئول ثابت (نفر یا نقش)، یا ایجادکننده برای مرحلهٔ اول.

۳. تست روی یک پروژه

1. مدیریت پروژه → پروژه «پورتال مشتریان شرکت الف» را باز کنید
2. نوار مراحل بالای صفحه — از «تحلیل» به «توسعه» و … ببرید

نتیجه برای رایان‌ساز: وضعیت پروژه عوض می‌شود. فاکتورهای همان مشتری (اگر داشته باشد) نوار مراحل جدا دارند و با این کار عوض نمی‌شوند.

۴. اگر منظورتان کانبان کار است (نه وضعیت پروژه)

ستون‌های «بک‌لاگ» و «در حال انجام» برای کارها داخل پروژه است:

1. جزئیات پروژه → مدیریت گام‌ها
2. راهنما: برچسب‌ها و گام‌های کار

این هم جدا از فرایند فاکتور و جدا از نوار مراحل خودِ پروژه است.

مسئول هر مرحله — کی باید ببیند و جلو ببرد؟

روی هر مرحله (چه در فاکتور، چه در پروژه) نوع تخصیص دارید:

فرق نقش (مجوز منو) با مسئول مرحله را در مجوز نقش و مسئول مرحلهٔ فرایند بخوانید.

اگر این اتفاق افتاد…

قدم بعدی

• مجوز نقش و مسئول مرحلهٔ فرایند
• محدودیت ویرایش و پرینت در مراحل
• وضعیت‌ها — موجودی و مانده فاکتور
• جزئیات پروژه و نوار مراحل
• برچسب‌ها و گام‌های کار (کانبان)
• اتوماسیون بعد از تغییر مرحله