با خواندن این راهنما می‌توانید…

• یک فرم داخلی برای گزارش کار روزانهٔ همکاران بسازید
• با دو فیلد ساده (تاریخ و شرح کار) فرم را بسازید
• مراحل فرایند را طوری تنظیم کنید که هر نفر گزارش خودش را بنویسد و مدیر همان را تأیید کند
• روی نقش‌ها تیک بزنید طوری که همکار فقط گزارش خودش را ببیند، نه گزارش بقیه
• اشتباه‌های رایج مثل لینک عمومی یا قفل نکردن مرحلهٔ بررسی را از اول نکنید

این بخش چیست؟

فرم‌ساز برای ساخت فرم‌های سفارشی سازمان است؛ از تماس سایت تا گزارش داخلی. گزارش روزانه معمولاً داخل پنل پر می‌شود: همکار هر روز کارش را ثبت می‌کند، مدیر می‌بیند و در صورت نیاز تأیید می‌کند.

این راهنما روی همین سناریو تمرکز دارد — نه فرم تماس عمومی برای مشتری. اگر بعداً بخواهید لینک بدون ورود بدهید، تنظیمات جداگانه‌ای دارد؛ برای گزارش روزانه معمولاً لازم نیست.

این راهنما یک حالت ساده را آموزش می‌دهد: فقط تاریخ و چه کاری انجام شد. در فرم‌ساز هر فیلدی بخواهید می‌توانید اضافه کنید (ساعت کار، پیوست، جدول ریز کارها و …)؛ اینجا همان دو فیلد را می‌چینیم تا مسیر ساخت فرم و مراحل فرایند روشن بماند.

از کجا پیدایش کنم؟

قدم‌به‌قدم

۱. اول یک گروه فرم بسازید

گزارش روزانه را وسط فرم‌های فروش یا انبار نگذارید. یک گروه جدا، پیدا کردن و مجوز دادن را ساده می‌کند.

1. تنظیمات → سیستم و فرایندها → گروه‌های فرم‌ها
2. ایجاد گروه فرم
3. عنوان را مثلاً «گزارش‌های روزانه» بگذارید و ذخیره کنید

اگر گروه از قبل دارید، همین را در فرم‌ساز انتخاب کنید.

۲. فرم را بسازید و گزینه‌های درست را روشن کنید

1. تنظیمات → سیستم و فرایندها → فرم‌ساز → ایجاد فرم
2. عنوان را «گزارش روزانه» بگذارید
3. گروه فرم را همان گروه مرحلهٔ قبل انتخاب کنید
4. فعال را روشن نگه دارید
5. نمایش در دسترسی سریع را روشن کنید تا همکار از منو و صفحهٔ نمای کلی راحت‌تر برسد
6. اشتراک گذاری با لینک عمومی را خاموش بگذارید — گزارش کار مال داخل تیم است، نه لینک برای هر کسی

بعد فقط دو فیلد اضافه کنید:

ثبت‌کننده در لیست مشخص است؛ فیلد کارمند لازم نیست.

اگر برای تیم شما چیز دیگری هم لازم است، با افزودن فیلد همان‌جا اضافه کنید. این آموزش همان نسخهٔ ساده را جلو می‌برد.

۳. ذخیره کنید و مراحل فرایند را بچینید

ثبت را بزنید. بعد از ساخته شدن فرم، دکمهٔ مدیریت مراحل فعال می‌شود. از لیست فرم‌ساز هم می‌توانید همان را بزنید.

برای گزارش روزانه سه گام کافی است:

معنی سادهٔ تخصیص:

اگر در سازمان «مدیر مستقیم» تعریف نشده یا چند تیم دارید، گام بررسی را مسئول ثابت بگذارید و همان نفر را انتخاب کنید.

اگر می‌خواهید مدیر بدون نوشتن دلیل تأیید نکند، الزام به نوشتن توضیح در تایید را روشن کنید.

جزئیات قفل ویرایش و چاپ: محدودیت ویرایش و پرینت در مراحل گردش‌کار

۴. دسترسی نقش‌ها را طوری بگذارید که کسی گزارش بقیه را نبیند

مراحل فرایند می‌گوید «این گزارش الان دست کیست». نقش می‌گوید «اصلاً به فرم‌ها راه دارد یا نه». هر دو لازم است؛ با یکی به‌تنهایی کار تمام نمی‌شود.

فرق کامل نقش و مرحله: مجوز نقش و مسئول مرحلهٔ فرایند

1. تنظیمات → نقش‌ها و وظایف
2. نقش همکار (مثلاً فروشنده) را باز کنید و ویرایش مجوزها را بزنید
3. دستهٔ فرم و فرایند را باز کنید — سه ردیف می‌بینید:

4. ردیف فرم ها را با فلش باز کنید. زیرش چهار تیک جدا هست:

5. اگر نمی‌خواهید همکار قالب فرم را عوض کند، زیر گروه فرم ها و تعریف فرم ها هم ویرایش و حذف را خاموش بگذارید.

6. نقش مدیر یا سرپرست را جدا بچینید: همان دو تیک منو (گروه فرم ها و تعریف فرم ها) کافی است. دیدن گزارش زیرمجموعه از گام بررسی مدیر می‌آید، نه از تیک سراسری فرم ها. فقط کسی که باید گزارش همه را یکجا ببیند (مثلاً مدیرعامل) تیک خودِ فرم ها را می‌گیرد.

اگر روی خودِ عنوان فرم ها تیک بزنید، معمولاً تیک‌های زیرش هم با هم روشن می‌شوند. همان کار را نکنید؛ فقط ایجاد را جدا بزنید.

۵. یک بار خودتان مسیر را تست کنید

1. با حساب یک همکار وارد شوید
2. منوی فرم ها → گروه «گزارش‌های روزانه» → جدید
3. تاریخ امروز و کارهای امروز را پر کنید و ثبت کنید
4. گزارش باید در کارتابل من دیده شود
5. گام را به بررسی مدیر ببرید
6. با حساب مدیر همان نفر باز کنید؛ محتوا قفل است و فقط تأیید یا برگشت معنا دارد
7. بعد از تأیید، در نمای کانبان باید ستون بایگانی پر شود

اگر همکار فرم را در منو نمی‌بیند، فعال بودن فرم، نمایش در دسترسی سریع، و تیک‌های گروه فرم ها و تعریف فرم ها روی نقشش را چک کنید. دعوت و نقش کلی: میزکار، دعوت تیم، نقش و مجوز

مثال واقعی

یک فروشگاه با هشت فروشنده می‌خواست آخر شب بداند هر نفر چه کار کرده.

مدیر همین فرم دو فیلدی را ساخت، لینک عمومی را خاموش گذاشت، و سه گام نوشتن / بررسی مدیر / بایگانی را چید. روی نقش فروشنده تیک خودِ فرم ها را نزد؛ فقط گروه فرم ها، تعریف فرم ها و ایجاد را گذاشت. فروشنده‌ها هر شب از فرم ها دکمهٔ جدید را می‌زنند و گزارش همکار را نمی‌بینند. صبح، مدیر فقط ستون «بررسی مدیر» را نگاه می‌کند.

اگر گزارش ناقص باشد، با توضیح به گام نوشتن برمی‌گردد؛ همکار همان رکورد را کامل می‌کند، گزارش جدید تکراری نمی‌سازد.

اگر این اتفاق افتاد…

قدم بعدی

• آموزش ساخت فرم عضویت در باشگاه مشتریان
• محدودیت ویرایش و پرینت در مراحل گردش‌کار
• مجوز نقش و مسئول مرحلهٔ فرایند
• میزکار، دعوت تیم، نقش و مجوز
• آموزش ساخت فرم انتقادات و پیشنهادات با لینک عمومی
• تنظیمات فرم عمومی — تم، پیام و امنیت لینک اشتراکی
• اتوماسیون میزکار چیست و چطور کار می‌کند؟