سناریوهای اتوماسیون — ایده‌ها و کاربردهای عملی

این پست ایده‌های آماده برای قوانین اتوماسیون ارائه می‌کند.

اگر تازه شروع کرده‌اید، اول اتوماسیون میزکار چیست؟ را بخوانید. برای پیاده‌سازی نظرسنجی بعد از فاکتور، راهنمای گام‌به‌گام را دنبال کنید.

مسیر تعریف قوانین: تنظیمات ← سیستم و فرایندها ← قوانین اتوماسیون ← قانون جدید

چطور از این جدول‌ها استفاده کنم؟

هر ردیف یعنی یک قانون در مودال:

ستون	معادل در مودال
موجودیت	فیلد موجودیت
رویداد	فیلد رویداد
شرط	بخش شرط پیشرفته — خالی = همیشه
اکشن	نوع اکشن + فیلدهای زیر آن

۱. فروش و باشگاه مشتریان

سناریو	موجودیت	رویداد	شرط (اختیاری)	نوع اکشن
پیامک خوش‌آمد بعد از ثبت مخاطب	مخاطب	ایجاد	—	ارسال پیامک
کار پیگیری سرنخ بدون منبع	مخاطب	ایجاد	منبع سرنخ خالی باشد*	ایجاد کار
مسدود کردن تغییر مرحله فاکتور مشتری بدهکار	فاکتور فروش	تغییر مرحله	مانده مشتری منفی باشد*	مسدودسازی
اعلان به فروشنده برای فاکتور بزرگ	فاکتور فروش	ایجاد	مبلغ بالای ۱۰ میلیون*	ایجاد اعلان ← گیرنده: کارشناس فروش
ارسال اطلاعات به CRM خارجی	مخاطب	ویرایش	—	فراخوانی وب‌هوک

شرط را در بخش شرط پیشرفته می‌نویسید — راهنما: آیکن ⓘ کنار اکشن ← تب Expression.

۲. مالی و تراکنش

سناریو	موجودیت	رویداد	نوع اکشن	نکته در مودال
یادداشت خودکار هنگام ثبت دریافت	تراکنش دریافت	ایجاد	ایجاد یادداشت	متن یادداشت را در فیلد متن یادداشت بنویسید
کار پیگیری چک سررسید	تراکنش دریافت	ایجاد	ایجاد کار	مهلت (ساعت) = `48`
هدایت پرداخت پرمبلغ به تأیید مدیر	تراکنش پرداخت	تغییر مرحله	تغییر مرحله	مرحله مقصد = گام «تأیید مدیر»

۳. فرم‌ساز و نظرسنجی

سناریو	خلاصه تنظیمات در مودال
نظرسنجی بعد از تحویل فاکتور	دو قانون جدا — راهنمای کامل
کار بررسی «درخواست خرید»	موجودیت: آیتم فرم ← فرم (محدوده): درخواست خرید ← رویداد: ایجاد ← اکشن: ایجاد کار
پیامک لینک فرم عمومی	موجودیت: آیتم فرم ← فرم مشخص ← رویداد: ایجاد ← اکشن: ارسال پیامک با `{{FormItemLink}}`
جلوگیری از ساخت فرم تکراری	در اکشن ایجاد آیتم فرم، تیک اگر قبلاً ساخته شده، دوباره نساز را بزنید

۴. منابع انسانی

سناریو	موجودیت	رویداد	نوع اکشن	نکته
اعلان HR هنگام قرارداد جدید	قرارداد	ایجاد	ایجاد اعلان	گیرنده را در فیلد گیرنده اعلان مشخص کنید
کار onboarding کارمند	کارمند	تغییر مرحله	ایجاد کار	مرحله فرایند = گام «استخدام»
یادداشت خودکار تغییر وضعیت پرونده	کارمند	تغییر مرحله	ایجاد یادداشت	—

۵. انبار و پروژه

سناریو	موجودیت	رویداد	نوع اکشن
اعلان به مسئول انبار	سند انبار	تغییر مرحله	ایجاد اعلان
ساخت فرم «تحویل پروژه»	پروژه	تغییر مرحله	ایجاد آیتم فرم
ارسال به سیستم انبار (WMS)	سند انبار	ایجاد	فراخوانی وب‌هوک

برای «تغییر مرحله»، مرحله فرایند را در بخش اکشن انتخاب کنید (وقتی رویداد «تغییر مرحله» باشد).

۶. کنترل فرایند با چند قانون (if / else)

گاهی به‌جای یک قانون پیچیده، چند قانون با ترتیب مختلف می‌سازید:

مثال — فاکتور فروش، رویداد «تغییر مرحله»:

ترتیب	شرط پیشرفته	نوع اکشن
`10`	مبلغ فاکتور کمتر از ۱۰۰ هزار	تغییر مرحله ← گام «لغو»
`20`	مبلغ ≥ ۱۰۰ هزار و مرحله بعدی مشخص*	ارسال پیامک + (قانون جدا) ایجاد کار
`30`	همان شرط قانون ۲۰	تغییر مرحله ← گام «تکمیل سریع»

برای شرط‌های ترکیبی از تب Expression در راهنمای توکن‌ها کمک بگیرید.

نکته مهم: اکشن تغییر مرحله می‌تواند ارزیابی قوانین بعدی را همان لحظه متوقف کند. قوانین با ترتیب کمتر زودتر بررسی می‌شوند — فیلد ترتیب در بالای مودال.

۷. رفتارهایی که خوب است بدانید

این‌ها در پنل قابل مشاهده‌اند و در طراحی قانون مفیدند:

موضوع	رفتار
شرط خالی	قانون همیشه اجرا می‌شود (اگر موجودیت/رویداد/مرحله درست باشد)
فرم (محدوده)	فقط برای موجودیت «آیتم فرم» — قانون را به یک فرم خاص محدود می‌کند
مرحله فرایند	فقط وقتی رویداد «تغییر مرحله» است — فقط در همان گام اجرا می‌شود
اگر قبلاً ساخته شده…	از ساخت دوباره آیتم فرم برای همان مبدأ جلوگیری می‌کند
یادداشت خودکار	یادداشت به همان رکوردی که قانون روی آن اجرا شده وصل می‌شود
ساخت فرم از فاکتور/تراکنش	آیتم فرم جدید خودکار به فاکتور و مشتری مرتبط می‌شود
مسدودسازی	عملیات (مثلاً تغییر مرحله) را متوقف می‌کند و پیام خطا نشان می‌دهد
وب‌هوک	فقط به آدرس‌های عمومی اینترنت — localhost پذیرفته نمی‌شود

۸. الگوی طراحی توصیه‌شده

یک قانون = یک کار ساده — نظرسنجی = دو قانون (ساخت فرم + پیامک).
برای فرم‌های تکراری، تیک اگر قبلاً ساخته شده، دوباره نساز را بزنید.
برای تفکیک بین فرم‌های مختلف، فرم (محدوده) را حتماً انتخاب کنید.
شرط را خالی بگذارید اگر همیشه باید اجرا شود.
بعد از تعریف، با یک رکورد تست امتحان کنید و لاگ اتوماسیون را ببینید.

۹. چک‌لیست راه‌اندازی

در مدیریت فرایند، گام‌های لازم را بسازید.
در قوانین اتوماسیون، قانون جدید را بزنید و فیلدها را پر کنید.
برای تست اول، تیک فعال را بردارید، ذخیره کنید، بعد از بررسی دوباره فعال کنید.
یک فاکتور/مخاطب/تراکنش تستی ایجاد یا ویرایش کنید.
تنظیمات ← لاگ اتوماسیون — نتیجه اجرا را ببینید.
در صفحه جزئیات همان رکورد — کارت تاریخچه اتوماسیون.

اگر قانون اجرا نشد، معمولاً یکی از این‌ها اشتباه است: موجودیت، رویداد، مرحله فرایند، یا شرط.